ahutton@ahutton.com (860)632-2026 |
Variable Data - How to enter in Excel |
||
Home | VD Pricing |
Our variable data feature is just another reason why our boards are the first choice among medical professionals all over the world. We save our clients time and effort by pre-printing repetitive data such as room numbers, phone numbers or ward names on each of our custom printed dry erase boards. We use state-of-the-art software to ensure that our printing is a 100% accurate reflection of the data provided to us by our customers. However, this requires our customers to provide us that data in a format our software can easily interpret. Read on to learn about how to format your spreadsheet correctly for use by our software. ___________________________________________________________________ The Basic Rules are:
One ROW for every Board ___________________________________________________________________
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
CORRECT |
INCORRECT |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
In the following example, each board has its own row, containing three pieces of data (Ward, Room# and Phone#). The columns are labeled at the bottom of the spreadsheet, along with the specific font and font size required for each data piece. Finally, there is a confirmation of the total number of individual boards. This is PERFECT.
|
In the table below, columns are separated according to wards, there are design notes, and at least two boards are represented on each row. This table would be rejected by our quality control process, and the customer would need to provide a correctly formatted version before printing could begin. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
In this example, the variable data consists of a
room number and a phone number. Each room has Bed A and Bed B.
Nonetheless, each board has its own individual row.
|
If we used the table format below, every second
board we printed would be missing the room number... a big problem!
Plus, we'd need to include a "BED" section on the board.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Notice, also, that the room/bed number is entered as 126A This is EXACTLY how it would print on the board. There would be no space between "126" and "A". Alternatively, you could have the same number appear in a variety of different formats: 126 A 126-A 126 - A 126 a Be sure you enter your data on the spreadsheet EXACTLY how you want it to print! Consider elements such as spaces, hyphens, parentheses and brackets. For example... do you want your phone numbers to include area codes? Should those area codes appear within parentheses? Do you want your room and bed numbers separated by a hyphen or a space? Feel free to ask us for advice!
|
It may be tempting to take shortcuts when
formatting your spreadsheet. Just remember, our formatting
requirements are very rigid because our quality control standards are very
high. We require consistent formatting of every spreadsheet to ensure
that your variable data is printed accurately on each and every board. We're picky about our formatting because we know that quality and accuracy are important to you, our customer. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
About Our Boards and US! |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Remember Pricing on web is List and does not include resale and volume
discounts 11/10/10 |